Politica de tratamiento de datos personales

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

1. GENERALIDADES, MARCO LEGAL E IDENTIFICACION  

AC ORGANIC identificado con NIT 901403024-5 y sede principal en la ciudad de  Bogotá, numero de teléfono 3504667222 y correo de contacto info@acorganic.co,  en su calidad de responsable del tratamiento de datos, por medio del presente Manual  Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales da  cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás  normas aplicables. El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen  todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido  sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el articulo 15 de la Constitución Política (derecho a la  intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información  consagrado en el articulo 20 de la misma 2.  

1. DEFINICIONES  

•  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a  cabo el tratamiento de datos personales.  
•  Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,  dirigida al titular para el tratamiento de sus Datos personales, mediante la cual se le  informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento  que se pretende dar a los datos personales. 
•  Base de Datos: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de  Tratamiento.  
•  Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables.  
•  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí  misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos personales por cuenta  del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza  como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el  Encargado.  
•  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por  sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de  los datos.  
•  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.  
•  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  
•  Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por  objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

1. TRATAMIENTO  

AC ORGANIC actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, para  el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus  relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales  correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin  que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, aspirantes,  accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.  

1. FINALIDAD  

AC ORGANIC ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores y empleados en el  marco del giro natural de su gestión y objeto social como comprador y comercializador de  Tapetes, Alfombras, Pisos Laminados, Accesorios y Prestación de Servicio de Instalación, en  Colombia, específicamente para las siguientes finalidades Clientes compradores punto de venta:  Son los clientes que se acercan al punto de venta para hacer compras directas  

1. a) Fidelización de clientes  
2. b) Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos no sensibles  
3. c) Marketing  
4. d) Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios  

Proveedores o contratistas: Empresas a quienes se les realiza las compras productos o servicios  como papelería, productos requeridos para la operación, etc.  

1. a) Generación de pedidos para productos necesarios en el desarrollo del negocio  b) Registro de servicios 

Clientes financieros: Son los terceros que solicitan estudio de crédito para hacer las compras  

1. a) Fidelización de clientes  
2. b) Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos  no sensibles  
3. c) Marketing  
4. d) Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios e) Evaluación de  crédito (plazo, cupo)  

Empleados: Terceros con vinculo laboral con AC ORGANIC.  

1. a) Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales - Asistencia social  b) Capacitación  
2. c) Información de Empleados  
3. d) Base de datos para nomina, promoción de cargos  
4. e) Liquidación de nomina, prestaciones sociales  

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES  

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de AC ORGANIC, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:  

1. a) Conocer los datos personales sobre los cuales AC ORGANIC está realizando el  Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus  datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo  tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AC ORGANIC para el Tratamiento de sus  Datos personales, salvo los casos expresamente exceptuados en la Ley.
3. c) Ser informado por AC ORGANIC, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado  a sus Datos personales.  
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo  dispuesto en la Ley 1581 del 2012 y a las demás Normas que la modifiquen, adicionen, o  complementen sobre la Protección de Datos personales.  
5. e) Solicitar a AC ORGANIC la supresión de sus Datos personales y/o revocar la  autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un  reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante,  la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no  procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de  permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación  entre el Titular y AC ORGANIC, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.  
6. f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;  la información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio  incluyendo los electrónicos según lo requiera el info@acorganic.co 

ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA  

La dirección de sistemas, en conjunto con el área administrativa y contable tiene a su cargo la  labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto,  todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos personales en las diferentes áreas de  AC ORGANIC, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la dirección de éstas dos  áreas, para dar traslado de ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos  que reciban por parte de los Titulares de Datos personales. La dirección de sistemas también ha  sido designada por AC ORGANIC como área responsable de la atención de peticiones,  consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información que podrán ejercer sus  derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

1. AUTORIZACIÓN  

AC ORGANIC debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los  datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.  

1. a) Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a  más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.  
2. b) Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y  concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el  Titular manifieste su voluntad de autorizar que AC ORGANIC realice el tratamiento  de sus datos personales.  

Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos  puestos a disposición por AC ORGANIC tales como:  

•  Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en  los Anexos.  
•  Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por  ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una  actividad mercantil dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes  para el tratamiento de sus datos personales.  

IMPORTANTE: En ningún caso AC ORGANIC asimilará el silencio del Titular a una conducta  inequívoca.  

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por AC ORGANIC, es necesario que la  autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.  

•  Autorización informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente: 

1. Los Datos personales que serán recolectados.  
2. La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del  Tratamiento.  
3. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir cómo y  para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos personales.  4. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando  éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.  

1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION  

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento  al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o  contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada  por el titular a través del correo electrónico info@acorganic.co 

1. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE  NATURALEZA SENSIBLE.  

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos personales, se consideran como datos de  naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar  discriminación, tales como los relacionados con:  

1. a) Origen racial o étnico.  
2. b) Orientación política.  
3. c) Convicciones religiosas / filosóficas.  
4. d) Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.  
5. e) Vida sexual.  
6. f) Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). 

El Tratamiento de los Datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Articulo 6º de la Ley 1581 de 2012.  

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, AC ORGANIC deberá:  

1. a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
2. b) Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.  
3. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES  

Según lo dispuesto por el Articulo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del Decreto 1377 de  2013, AC ORGANIC sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento,  uso, circulación y/o supresión de Datos personales correspondientes a niños, niñas y  adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los  niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Cumplidos los anteriores requisitos, AC ORGANIC deberá obtener la Autorización del  representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser  escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad  para entender el asunto. 

1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES  

Los Titulares de los Datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por AC ORGANIC, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos  a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos  personales:  

1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:  

¿En qué consiste el trámite?: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a AC ORGANIC,  a través de los medios indicados más adelante:  

1. a) Información sobre los Datos personales del Titular que son objeto de Tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AC ORGANIC para el Tratamiento de sus  Datos personales. 
2. c) Información respecto del uso que se le ha dado por AC ORGANIC a sus datos  personales.  

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:  

AC ORGANIC ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y  consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de estas:  

1. a) Comunicación dirigida a AC ORGANIC dirección de sistemas, Carrera 30ª Calle 1B 215  Apto. 1002, Puerto Colombia, Atlántico 
2. b) Solicitud presentada al correo electrónico: info@acorganic.co 

Atención y respuesta por parte de AC ORGANIC: 

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles  contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la petición o  consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la  demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso  podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:  

¿En qué consiste el trámite?: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a AC ORGANIC,  a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante: a) La corrección o actualización de la información.  

1. b) La supresión de sus Datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el  Tratamiento de estos. 
2. c) Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes  contenidos en la Ley de Protección de Datos personales.  

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la  dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se  quiera hacer valer.  

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:  

AC ORGANIC ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y  reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:  a) Comunicación dirigida a AC ORGANIC dirección de sistemas, Carrera 30ª Calle 1B 215  Apto. 1002, Puerto Colombia, Atlántico. 

1. b) Solicitud presentada al correo electrónico: info@acorganic.co 

Atención y respuesta por parte de AC ORGANIC: 

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, AC ORGANIC deberá requerir al interesado  dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las  fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante  presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.  

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado  a la Dirección de sistemas, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la  situación al interesado.  

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que  diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.  

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados  a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha  en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

1. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA  

Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de AC ORGANIC,  ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la  información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del  hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre  de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso  de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos personales de los usuarios. También  se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en 

estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los  sitios web de AC ORGANIC tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las  “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.  

1. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES  

AC ORGANIC, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos  personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias  para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso  no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de AC ORGANIC se limita a  disponer de los medios adecuados para este fin. AC ORGANIC no garantiza la seguridad total  de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o  del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los  Datos personales objeto de Tratamiento por parte de AC ORGANIC y sus Encargados. AC ORGANIC exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de  las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos  personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados. 

1. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES  

AC ORGANIC podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos personales  sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política  de Protección de Datos personales.  

Igualmente, AC ORGANIC podrá entregar los Datos personales a terceros no vinculados a AC ORGANIC cuando:  

1. a) Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de  AC ORGANIC.
2. b) Por transferencia a cualquier titulo de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.  

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos personales, que se suscriban entre AC ORGANIC y los Encargados para el Tratamiento de Datos personales, se exigirá que la  información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos personales y se incluirán  las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: 

•  Dar Tratamiento, a nombre de AC ORGANIC a los Datos personales conforme los  principios que los tutelan.  
•  Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos personales. • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos personales.  

1. LEGISLACIÓN APLICABLE  

Esta Política de Protección de Datos personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de  Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la  legislación vigente sobre protección de los Datos personales a los que se refieren el Articulo 15  de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto  1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o  sustituyan.  

1. VIGENCIA  

Esta Política de Protección de Datos personales está vigente desde enero del 2020.