POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AC ORGANIC identificado con NIT 901403024-5 y sede principal en la ciudad de Bogotá, numero de teléfono 3504667222 y correo de contacto info@acorganic.co, en su calidad de responsable del tratamiento de datos, por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales da cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables. El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el articulo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el articulo 20 de la misma 2.
AC ORGANIC actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, aspirantes, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
AC ORGANIC ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores y empleados en el marco del giro natural de su gestión y objeto social como comprador y comercializador de Tapetes, Alfombras, Pisos Laminados, Accesorios y Prestación de Servicio de Instalación, en Colombia, específicamente para las siguientes finalidades Clientes compradores punto de venta: Son los clientes que se acercan al punto de venta para hacer compras directas
Proveedores o contratistas: Empresas a quienes se les realiza las compras productos o servicios como papelería, productos requeridos para la operación, etc.
Clientes financieros: Son los terceros que solicitan estudio de crédito para hacer las compras
Empleados: Terceros con vinculo laboral con AC ORGANIC.
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de AC ORGANIC, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
La dirección de sistemas, en conjunto con el área administrativa y contable tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos personales en las diferentes áreas de AC ORGANIC, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la dirección de éstas dos áreas, para dar traslado de ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos personales. La dirección de sistemas también ha sido designada por AC ORGANIC como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información que podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
AC ORGANIC debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por AC ORGANIC tales como:
IMPORTANTE: En ningún caso AC ORGANIC asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por AC ORGANIC, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico info@acorganic.co
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
El Tratamiento de los Datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Articulo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, AC ORGANIC deberá:
Según lo dispuesto por el Articulo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del Decreto 1377 de 2013, AC ORGANIC sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, AC ORGANIC deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los Titulares de los Datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por AC ORGANIC, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos personales:
¿En qué consiste el trámite?: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a AC ORGANIC, a través de los medios indicados más adelante:
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
AC ORGANIC ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de estas:
Atención y respuesta por parte de AC ORGANIC:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
¿En qué consiste el trámite?: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a AC ORGANIC, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante: a) La corrección o actualización de la información.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
AC ORGANIC ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación: a) Comunicación dirigida a AC ORGANIC dirección de sistemas, Carrera 30ª Calle 1B 215 Apto. 1002, Puerto Colombia, Atlántico.
Atención y respuesta por parte de AC ORGANIC:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, AC ORGANIC deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Dirección de sistemas, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de AC ORGANIC, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en
estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de AC ORGANIC tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
AC ORGANIC, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de AC ORGANIC se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. AC ORGANIC no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos personales objeto de Tratamiento por parte de AC ORGANIC y sus Encargados. AC ORGANIC exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
AC ORGANIC podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos personales.
Igualmente, AC ORGANIC podrá entregar los Datos personales a terceros no vinculados a AC ORGANIC cuando:
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos personales, que se suscriban entre AC ORGANIC y los Encargados para el Tratamiento de Datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
Esta Política de Protección de Datos personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos personales a los que se refieren el Articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Esta Política de Protección de Datos personales está vigente desde enero del 2020.